System Informasi Manajemen
Madrasah/Sekolah
I.
Pendahuluan
Manajemen
pendidikan pada era informasi merupakan suatu prioritas untuk kelangsungan
pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu bentuk pendidikan yang harus
memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil yang sesuai dengan tujuan lembaga
pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan perkembangan pendidikan dilihat dari
segi kualitas dan hasil dari ekspektasi lembaga pendidikan. Selain itu,
penurunan ini juga disebabkan oleh tidak tersedianya manajemen yang baik untuk
mengelola pendidikan di beberapa lembaga pendidikan.
Informasi
yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan
oleh suatu sistem informasi manajemen SIM (management
information system) yaitu “suatu system yang menyediakan informasi untuk
manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk
melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai.
Menurut
shrode dan voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan
esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsin secara efektif,
sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai
sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi.
Mclod
(1995) mendefinisikan sistem informasi manajemen (sim) sebagai suatu sistem
berbasis computer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan
yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal
atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah
satu sistem utamanya mnjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang
sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.
Dengan
kata lain, sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi
yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan
pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain
dalam cakupan organisasi ataupun perorangan. Informasi itu sendiri, merupakan
data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti
dan makna (worth), sedangkan data
adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama,
lambing yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi ataupun situasi.
II.
Konsep
dasar
1.
Pengertian
Dalam
kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang
sebagai istilah yang asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para
pembicara memaksudkannya sebagai berita atau keterangan yang adakalanya di
identikan dengan data. Data mempunyai kaitan erat dengan informasi dan bisa
pula terjadi suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi.
Informasi merupakan data yang telah diproses, diatur, dan
diintegrasikan untuk menyediakan suatu pandangan tertentu. Informasi yang
berkualitas memiliki 5 kriteria, yaitu :
·
Akurat
: informasi harus bisa dipercaya, bebas dari kesalahan, dan tidak membingungkan
pengguna informasi.
·
Tepat
waktu : informasi harus diterima tidak terlambat sehingga tidak mengganggu
proses pengambilan keputusan.
·
Relevan
: informasi yang diperoleh harus sesuai dengan masalah yang dibahas.
·
Lengkap
: informasi yang disajikan lengkap sehingga mempermudah penerima dalam
menggunakannya untuk berbagai kegiatan.
·
Jelas
: informasi yang disampaikan harus jelas artinya / tidak ambigu.
Dalam
menyamakan pandangan mengenai SIM ini, maka penulis akan membahas 3 konsep sistem
informasi manajemen yang menurut kajian penulis atau satu sama lain saling
berkaitan,
a.
Menurut
Gordon. B. Davis (1974) yang dialih bahasakan Aceng Muhtaram Mirfani dalam “sistem
informasi pendidikan dan ketatausahaan sekolah” dari buku administrasi
pendidikan (1992:128) bahwa:
Sistem informasi manajemen merupakan
sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informs guna
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi.
b.
Menurut
Suhardiman Yuwono dalam ensiklopedi administrasi (1989:264) adalah keseluruhan jaringan
informasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk keperluan fungsi manajemen bagi
pemimpin terutama dalam menentukan keputusan yang tepat.
c.
Pengertian
SIM menurut The Liang Gie (1976) sebagai:
Keseluruhan jalinan hubungan dan
jaringan lalu lintas keterangan keterangan dalam organisasi mulai dari sumber
yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan,
penahanan, sampai penyebarannya kepada para pejabat yang berkepentingan dapat
melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pimpinan
untuk keperluan pembuatan keputusan-keputusan yang tepat.
*Komponen-komponen sistem
informasi manajemen
a. Sistem
Yang dimaksud system adalah
seperangkat komponen yang yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling
berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan
bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh prajudio
atmosudirdjo (1979:231) bahwa:
Sistem adalah setiap sesuatu yang
terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang
bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga
unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang
tertentu.
b. Informasi
Komponen SIM yang kedua yaitu
informasi, yang merupakan unsur inti dalam sistem informasi manajemen. Karena
informasi inilah yang dijadikan sebagai sistem, dan dikelola dengan pendekatan
sistem. Namun tidak berarti sistem informasi manajemen berdiri dengan tanpa
unsur sistem dan unsur manajemen, ketiganya tetap tidak dapat dipisahkan.
Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informs berasal dari data. Oleh
karena itu, sebelum memahami arti informasi, akan lebih baik memahami lebih
dahulu data.
c. Manajemen
Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan
dari mulai pengumpulan data, hingga menjadi informasi, termasuk proses
pertransferan informasi kepada yang memerlukan. Unsur manajemen ini merupakan
serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan oleh George R. Terry
(1977:4) bahwa:
Manajement is a distinct process
consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, performed and
accomplish stated objectives by the use of human being and other resources (manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri
dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan, yang
dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan
menggunakan manusia dan sumber daya lainnya).
Dalam sistem informasi manajemen,
seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya. Karena
sim tidak menerima data dari atasan atau dari satu bagian saja dalam
organisasi, tetapi dari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara
spesifik menangani data dan informasi yang diterima dari bagian-bagian yang
lain. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin bawahannya untuk
mencapai tujuan organisasi.
2. Arti
Penting SIMM
Mutu pendidikan tercermin dari mutu
sumber daya manusia (SDM) yang rendah berarti mutu pendidikan pun masih rendah.
Mengapa demikian? Masyarakat beranggapan bahwa keberhasilan pendidikan hanya
diukur oleh hasil tes. Apabila hasil nilai ujian nasional baik maka dianggap
sudah berhasil mendidik anak-anaknya. Atau kalau suatu sekolah banyak
meluluskan siswa ke perguruan tinggi melalui SNMPTN maka dianggap sekolah itu
favorit dan banyak diserbu orangtua untuk menyekolahkan anaknya. Rangking
sekolah diurut berdasarkan nilai UN. Akibatnya oragtua harus mengeluaran uang
ekstra untuk menitipkan anaknya pada bimbingan belajar yang melakukan latihan menjawab
soal-soal UN atau SNMPTN, karena orangtua menginginkan anaknya masuk sekolah
atau perguruan tinggi.
Berdasarkan realitas di atas, materi ini
menguak pentingnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam suatu organisasi,
khususnya dalam bidang pendidikan. Sistem informasi manajemen bukan sistem
informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat
dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama
dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Dalam sistem
informasi manajemen, selain terdapat sbsistem masukan, subsistem pengolahan,
dan subsistem keluaran, terdapat pula subsistem penyimpanan data yang biasa
disebut file storage atau data base. Hal ini disebabkan dalam sistem informasi
manajemen data yang terkumpul sekarang, tidak selamanya digunakan sekarang,
tetapi akan digunakan sesuai dengan waktu kebutuhannya dan pada waktu yang
berlainan.
Meskipun sebuah sistem merupakan
kerjasama terpadu, sehingga menampakkan diri dalam bentuk tunggal, tetapi dalam
kenyataannya merupakann sesuatu yang rumit yang terdiri dari berbagai subsistem
yang masing-masing mempunyai rincian fungsi tertentu dan jalinan hubungan tertentu,
dengan adanya pembagian sistem menjadi beberapa subsistem serta masing-masing subsistem
memiliki fungsi tertentu, maka hal yang demikian akan merupakan unit-unit kerja
yang mudah ditangani. Setiap subsistem akan berhubungan secara tepat, saling
mengisi dan bekerja sama secara utuh.
Secara teoritis computer bukan
prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak aka
nada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Prinsip utama perancangan
SIM, SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen
adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai
dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
3. Arah
dan Tujuan SIMM
·
Mempermudah
proses pengelolaan data akademik dan non akademik,
·
Menyediakan
suatu laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran,
·
Menyediakan
suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran,
·
Menyediakan
suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran,
·
Menjadi
panduan untuk membuat peraturan sekolah,
·
Berperan
sebagai sarana komunikasi antara masyarakat dan orangtua siswa tanpa batasan
waktu dan tempat,
·
Menjadi
media promosi yang memperkenalkan sekolah
·
Sebagai
sarana perluasan informas/pengetahuan bagi pihak orangtua siswa,
·
Mempermudah
orangtua dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah,
·
Menyediakan
suatu media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi akademik
maupun non akademik,
·
Membantu
siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di
sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan
soal latihan,
·
Membantu
siswa dalam persiapan sebelum memasuki jenjang pendidikan selanjutnya,
merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi dan
pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, lingkungan kerja, dan, masyarakat.
4. Macam-macam
SIMM
-Sistem informasi menurut level
organisasi
1. Berdasarkan
level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi 3 yaitu:
·
Sistem
informasi departemen, sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah
departemen. Contoh: sistem informasi SDM (HRS).
·
Sistem
informasi perusahaan, sistem terpadu yang dapat digunakan oleh sejumlah
departemen secara bersama-sama. Contoh: sistem informasi perguruan tinggi.
·
Sistem
informasi antarorganisasi, sistem yang menghubungkan dua organisasi atau lebih.
Contoh: eCommerce.
2. Sistem
informasi berdasarkan area fungsional
Sistem informasi berdasarkan area fungsional ditujukan untuk
memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian perusahaan.
5. Pengembangan
SIMM
Pengembangan sistem informasi
manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah
menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari
pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsika kebutuhan pengguna
dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro,diikuti
dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah
dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input)
utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:
·
Kebutuhan
stratejik organisasi
·
Aspek
legal pendukung organisasi
·
Masukan
kebutuhan dari pengguna
System stratejik dijabarkan dalam:
1.
Visi
dan misi: strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari
pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi.
2.
Analisis
tugas pokok dan fungsi organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis
tupoksi akan mengarah pada beberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat
dicapai, dengan menggunakan trend-trend penting, risiko-risiko yang harus
dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT).
Tahap-tahap Pengembangan Sistem
1. Tahap
Perencanaan
Tahap ini merupakan suatu rangkaian
kegiatan sejak ide pertama yang melatar belakangi pelaksanaan pengembangan sistem
tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembagan sistem harus
mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek
besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi
informasi (TI).
2. Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi focus
tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis
aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan
dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi
informasi yang sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi
manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki
dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
Selama tahap analisis, sistem
analisis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengaruh SIM terlibat
dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:
a.
Menetapkan
rencana penelitian sistem
b.
Mengorganisasikan
tim
c.
Mendefinisikan
kebutuhan informasi
d.
Mendefinisikan
kriteria kinerja sistem
e.
Menyiapkan
usulan rancangan sistem
f.
Menyetujui
atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di
kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani
analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi oganisasi, beberapa kemungkinan skenario
pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan
pilihan alternatif solusi yang direkomondasikan.
3. Tahap
Perancangan/Desain
Pada tahap ini tim teknologi
informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan
komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan
perancangan teknis dari teknologi informasi yang dibangun, seperti sistem basis
data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan
sebagainya. Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau
manajemen dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap
komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: yang akan berpengaruh atau
memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
4. Tahap
Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat,
konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun.
Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal
yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi
informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap
konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar,
terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu.
5.
Tahap Implementasi
Tahap
implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem
informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk
implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem
biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Merencanakan waktu yang tepat untuk
implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan database
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g.
Menyiapkan
saat yang tepat untuk cutofer (peralihan sistem)
h.
Penggunaan
sistem baru
Pemberian
pelatihan (training) harus diberikan
kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain
untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk
menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara
ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan
memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.
6.
Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan
sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan, namun
ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu
tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi
adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola. Seperti halnya sumber daya
yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari.
Hal-hal
seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem,
penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari
kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah
diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak
penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik
proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari
perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di
mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau
modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis.
6. Manfaat
SIMM
·
Meningkatkan
aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai,
tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi,
·
Menjamin
tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis,
·
Mengembangkan
proses perencanaan yang efektif,
·
Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi,
https://risaqimabiee.wordpress.com/2013/05/17/jenis-jenis-sistem-informasi-manajemen/
